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Técnica de análisis administrativo

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Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.

Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edición de un manual administrativo.

Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:

TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE ADMINISTRACIÓN

A. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

1- ¿Qué es?

El Diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra. Este diagrama construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica.

2- Características

A continuación se citan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta, que son:

  • Impacto visual: Muestra las interrelaciones entre un efecto y sus posibles causas de forma ordenada, clara, precisa y de un solo golpe de vista.
  • Capacidad de comunicación: Muestra las posibles interrelaciones causa-efecto permitiendo una mejor comprensión del fenómeno en estudio, incluso en situaciones muy complejas.
  • Centra la atención de todos los componentes del grupo en un problema específico de forma estructurada y sistemática

3- ¿Como se aplica?

Este tipo de diagrama se utilizara paraEstablecer claramente el problema (efecto) que va a ser analizado, siguiendo los pasos:

    1. Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha.
    2. Haga una “Lluvia de ideas” para identificar el mayor número posible de causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema, preguntando “¿Por qué está sucediendo?”.
    3. Agrupe las causas en categorías. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: máquina, mano de obra, método y materiales. Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada una de las causas encontradas.
    4. Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal. Se pueden añadir la causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario.

4- ¿Para que sirve?

Este diagrama sirve para:

  • Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
  • Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones.
  • Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
  • Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones – muchas veces – sencillas y baratas.
  • Educa sobre la comprensión de un problema.
  • Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.
  • Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.
  • Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada etapa del proceso.

B. DIAGRAMA DE RELACIONES

1- ¿Qué es?

El Diagrama de Relaciones es una representación gráfica de las posibles relaciones cualitativas causa-efecto entre diversos factores y un fenómeno determinado y de dichos factores entre sí

2- Características

A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta.

  • Creatividad: El método seguido para su construcción permite expresar opiniones libremente y fomenta el desarrollo de ideas nuevas.
  • Impacto visual: Presenta problemas o situaciones complejas de forma clara, concisa y ordenada, facilitando una visión global del conjunto de elementos implicados y sus interrelaciones.
  • Facilita el consenso: El carácter participativo e iterativo del proceso de construcción ayuda a la eliminación de prejuicios y a la obtención de consenso

3- ¿Como se aplica?

La construcción del diagrama de relaciones debe de incluir los siguientes pasos:

Paso 1: Construcción del Diagrama de Afinidad.

Paso 2: Preparación del Diagrama de Afinidad.

Paso 3: Ya que se han seleccionado y distribuido las tarjetas se inicia la comparación entre títulos. Las preguntas que se pueden realizar para saber si existe realmente una relación entre ellas son: ¿Existe relación causa efecto entre los dos títulos?, ¿Si es así, cuál es la causa y cuál el efecto? Estas preguntas se repiten durante la comparación de todas las tarjetas entre sí, pero siempre, siempre deben de ser parejas. Si existe una relación causa efecto entre una pareja de tarjetas, se trazará una flecha que sale de la tarjeta considerada como causa y llegará a la tarjeta efecto.

Paso 4: Interpretación: Hay que identificar las tarjetas con mayor número de flechas de llegada y estas tarjetas se llamarán efectos principales.

4- ¿Para que sirve?

El Diagrama de Relacioneses una técnica que permite entender las relaciones causa-efecto existentes entre los diferentes factores causales de un problema, es conocido también como Diagrama de Interrelacioneso Diagrama de Causa Efecto Multidireccional. Esta técnica se puede aplicar cuando:

  • Un problema es complejo y existe dependencia entre las diferentes causas.
  • Se ha percibido que el tema de estudios no es una causa sino un síntoma.
  • Cuando se cree que existe una causa raíz que no ha sido identificada.
  • Cuando existen numerosas opiniones verbales sobre el tema y es necesario priorizar estos aportes.

Un Diagrama de Relaciones proporciona un conocimiento común sobre un problema, o situación, mostrando las posibles relaciones existentes entre los elementos que lo configuran y definen.

Su utilización ayuda en el análisis y organización de la búsqueda de soluciones o de las acciones necesarias para lograr un objetivo, pero no las identifica ni proporciona respuesta a preguntas

C. DIAGRAMA DE PARETO

1- ¿Qué es?

El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza.

Con esto estableció la llamada “Ley de Pareto” según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad.

2- Características

El Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.

3- ¿Como se aplica?

Se aplica de la siguiente forma:

  • Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado.
  • Reunir datos y ordenar los datos de la mayor categoría a la menor.
  • Totalizar los datos para todas las categorías.
  • Calcular el porcentaje del total que cada categoría representa.
  • Trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario – y secundario).
  • Trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia, de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.
  • Trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100%
  • Trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta)
  • Dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.
  • Analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”

4- ¿Para que sirve?

Una gráfica de Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que un equipo sepa dónde dirigir sus esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el 80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el 80% de los problemas.

La gráfica es útil al permitir identificar visualmente en una sola revisión tales minorías de características vitales a las que es importante prestar atención y de esta manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar acabo una acción correctiva sin malgastar esfuerzos.

D. TEORÍA DE COLAS O DE LÍNEAS DE ESPERA

1- ¿Qué es?

La teoría de colas es el estudio matemático del comportamiento de líneas de espera. Esta se presenta, cuando los “clientes” llegan a un “lugar” demandando un servicio a un “servidor”, el cual tiene una cierta capacidad de atención. Si el servidor no está disponible inmediatamente y el cliente decide esperar, entonces se forma la línea de espera.

El origen de la Teoría de Colas está en el esfuerzo de Agner Kraup Erlang (Dinamarca, 1878 – 1929) en 1909 para analizar la congestión de tráfico telefónico con el objetivo de cumplir la demanda incierta de servicios en el sistema telefónico de Copenhague. Sus investigaciones acabaron en una nueva teoría denominada teoría de colas o de líneas de espera. Esta teoría es ahora una herramienta de valor en negocios debido a que un gran número de problemas pueden caracterizarse, como problemas de congestión llegada-salida.

2- Características

A lo largo del tiempo se producen llegadas de clientes a la cola de un sistema desde una determinada fuente demandando un servicio. Los servidores del sistema seleccionan miembros de la cola según una regla predefinida denominada disciplina de la cola. Cuando un cliente seleccionado termina de recibir su servicio (tras un tiempo de servicio) abandona el sistema, pudiendo o no unirse de nuevo a la fuente de llegadas.

3- ¿Como se aplica?

Un sistema de colas puede dividirse en dos componentes principales: La cola y La instalación del servicio. Los clientes o llegadas vienen en forma individual para recibir el servicio. Los clientes o llegadas pueden ser Personas, Automóviles, Máquinas que requieren reparación, Documentos y Entre muchos otros tipos de artículos

Si cuando el cliente llega no hay nadie en la cola, pasa de una vez a recibir el servicio, Si no, se une a la cola. Es importante señalar que la cola no incluye a quien está recibiendo el servicio. Las llegadas van a la instalación del servicio de acuerdo con la disciplina de la cola. Generalmente ésta es primero en llegar, primero en ser servido pero puede haber otras reglas o colas con prioridades

4- ¿Para que sirve?

Dada la función de costes anterior, los objetivos de la Teoría de Colas consisten en:

  • Identificar el nivel óptimo de capacidad del sistema que minimiza el coste global del mismo.
  • Evaluar el impacto que las posibles alternativas de modificación de la capacidad del sistema tendrían en el coste total del mismo.
  • Establecer un balance equilibrado (“óptimo”) entre las consideraciones cuantitativas de costes y las cualitativas de servicio.

E. TEORÍA DE LOS GRAFOS

1- ¿Qué es?

Los grafos son modelos matemáticos de numerosas situaciones reales: mapa de carreteras, plano de la red del metro, circuito eléctrico, red telefónica, etcétera. Esta teoría se centra sobre todo en estructuras; un grafo es un modelo que nos permite apreciar diferentes aspectos del fenómeno estudiado, es un conjunto de puntos (vértices) que conceptualmente representan los elementos del sistema (contenidos, habilidades, procesos, objetivos, productos, etc.) y de segmentos (ramas o arcos) que los interconectan, los cuales indican sus relaciones.

2- Características

Si el grafo tiene una dirección determinada, se llama digrafo y las líneas son flechas. La figura de un grafo sugiere una red de comunicación o mapa organizador.

Un grafo, más que una estructura geométrica, es una estructura topológica, ya que la distancia entre los puntos conectados no forma parte de su definición. Unicamente se señala el hecho de que dos puntos están o no conectados; estas características topológicas son con frecuencia las más importantes en la descripción de varios sistemas.

3- ¿Como se aplica?

Un grafo se puede representar de varias formas. De ellas, las más frecuente e intuitiva, aunque no operativa para el uso del ordenador, es mediante un diagrama en el que aparezca un punto por cada vértice y una línea entre cada dos vértices unidos.

4- ¿Para que sirve?

La teoría de grafos, debido a su versatilidad para representar estructuras, ha sido usada para identificar relaciones entre elementos y es uno de los fundamentos de la reticulación.

A través de este análisis podemos detectar aquellos vértices que, si tienen un grado positivo muy alto, son fundamentales como originadores de otros (por ejemplo el elemento A); si tienen un grado negativo muy alto, tienen también gran importancia puesto que representan las síntesis o integraciones de los anteriores (como en el caso del elemento D), y si tienen grados -ya sea positivos o negativos- bajos (como los vértices B y C), son elementos puente o de conexión.

CONCLUSIÓN

Por medio de la realización de esta investigación hemos podido conocer algunas de las técnicas de análisis administrativo que son comúnmente utilizadas en la administración y por los gerentes para el adecuado manejo de las estrategias que llevan al éxito en una empresa.

Estás técnicas definen como el estudio de los problemas que se dan en una Organización o Empresa, tanto a nivel micro-analítico como a nivel macroanalítico y proveen la ayuda necesaria para evitar problemas administrativos.

BIBLIOGRAFÍA

SITIO WEB:

http://www.infomipyme.com/Docs/GENERAL/Offline/GDE_03.htm

Haz clic para acceder a causa.pdf

http://www.wikilearning.com/monografia/diagramas_causa_efecto_pareto_y_flujogramas-diagrama_de_pareto/11178-3

http://ppbconsultores.com.mx/2007/11/15/%C2%BFpara-que-sirve-un-diagrama-de-relaciones/

www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/diagrama_de_relaciones.pdf

http://www.monografias.com/trabajos18/teoria-colas/teoria-colas.shtml

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procedimientosadministrativos/default3.asp

http://www.anuies.mx/servicios/p_anuies/publicaciones/revsup/res052/txt5.htm

LIBROS:

Arbonas, M.E. Optimización Industrial (I): Distribución de los recursos. Colección Productica No. 26. Marcombo S.A, 1989.

Arbonas, M.E. Optimización Industrial (II): Programación de recursos. Colección Productica No. 29. Marcombo S.A, 1989.

Moskowitz,H. y Wright G.P. Investigación de Operaciones. Prentice_Hall Hispanoamericana S.A. 1991.

Buffa,E: Operations Management: Problems and Models. Edición Revolucionaria,La Habana, 1968.

ANEXO

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

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DIAGRAMA DE RELACIONES

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DIAGRAMA DE PARETO

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TEORÍA DE COLAS O DE LÍNEA DE ESPERAS

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TEORÍA DE LOS GRAFOS

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Citar este texto en formato APA: _______. (2013). WEBSCOLAR. Técnica de análisis administrativo. https://www.webscolar.com/tecnica-de-analisis-administrativo. Fecha de consulta: 28 de octubre de 2020.

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