Cuestionario sobre Empowerment y Benchmarking

CUESTIONARIO N°1

1. ¿En qué se basa el enfoque de una empresa con el empowerment?

El enfoque de una empresa empowerment se basa en el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo. En otras palabras, significa empoderamiento, apoderamiento o potenciación (la palabra empowermentestá compuesta por en y power que significa “poder” en inglés, la cual es un antecedente del francés pouvoir). También se puede decir que es “donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados.”

El empowerment se basa en 10 principios:

• Asignar responsabilidades en las diversas tareas labores a realizar.
• Asignar autoridad y responsabilidad sobre sus actividades.
• Definir estándares de excelencia.
• Facilitar capacitaciones necesarias para que se alcancen los estándares de calidad.
• Proveer la información y el conocimiento necesario.
• Proveer retroalimentación sobre el desempeño.
• Reconocer oportunamente los logros alcanzados.
• Confiar totalmente en los empleados.
• Dejar espacios para el proceso.
• Colaborar con dignidad y respeto.

2. ¿En qué se diferencian las empresas tradicionales de las empresas con empowerment?

La diferencia entre las empresas tradicionales y las empresas con empowerment son las siguientes:

En las Empresas Tradicionales:

Síntomas

• En las empresas tradicionales su puesto pertenece a la compañía.
• Solo se reciben órdenes.
• Su puesto no importa realmente.
• No siempre sabe si esta trabajando bien, generalmente los indicadores no son claros.
• Usted siempre tiene que quedarse callado.
• Su puesto es diferente a lo que usted es.
• Tiene poco o ningún control sobre su trabajo

Consecuencias Negativas

• Trabajo repetitivo y sin importancia.
• Confusión en la gente.
• Falta de confianza.
• Falta de contribución en las decisiones.
• No se sabe si se trabaja bien.
• Nadie sabe lo que esta sucediendo.
• Poco tiempo para resolver los problemas.
• Existencia de reglas y reglamentaciones engloban tez.
• Otros resuelven los problemas de uno.
• No se da crédito a la gente por sus ideas o esfuerzos.
• Falta de recursos, conocimientos, entrenamiento.

En Empresas con Empowerment:

Características

• El puesto le pertenece a cada persona.
• La persona tiene la responsabilidad, no el jefe o el supervisor, u otro departamento.
• Los puestos generan valor, debido a la persona que esta en ellos.
• La gente sabe donde esta parada en cada momento.
• La gente tiene el poder sobre la forma en que se hacen las cosas.
• El puesto es parte de lo que la persona es.
• La persona tiene el control sobre su trabajo.

Consecuencias Positivas

• Su trabajo es significativo
• Ellos pueden desarrollar una diversidad de asignaciones.
• Su rendimiento puede medirse.
• Su trabajo significa un reto y no una carga.
• Tiene autoridad de actuar en nombre de la empresa.
• Participación en la toma de decisiones.
• Se escucha lo que dice.
• Saben participar en equipo.
• Se reconocen sus contribuciones.
• Desarrollan sus conocimientos y habilidades.
• Tienen verdadero apoyo.

3. ¿Qué son los equipos autodirigidos y como colaboran a construir una empresas con empowerment?

Los equipos autodirigidos son los grupos a los cuales se les plantea una meta o problema a resolver y ellos son autónomos en la forma de resolverlo, decidiendo la forma en que enfrentarán el problema. En este sentido, el rol de los líderes está más asociado al desarrollo de los participantes de los equipos, con el fin que puedan solucionar los problemas cada vez más difíciles, más que al control de las actividades particulares que realizan.

El objetivo primordial de los equipos autodirigidos es buscar enriquecer intelectualmente y dar más facultades a los empleados. Con esto, se incrementará el grado de compromiso de un individuo hacia su organización y los objetivos y metas planeados se conseguirán extraordinariamente y en un tiempo acorde con las necesidades de la empresa.

Trabajar en equipos de alto desempeño es más económico y eficaz, y está probado por la experiencia conocida como la herramienta más poderosa de nuestro tiempo para invertir el capital intelectual.

Beneficios de los equipos autodirigidos

• Aumento de la Satisfacción.
• Mejor cambio de actitud de “tener que hacer” una cosa a “querer hacerla”.
• Mayor compromiso de los empleados.
• Mejor comunicación entre empleados y gerentes.
• Proceso más eficiente de toma de decisiones.
• Calidad Mejorada.
• Costos de Operación Reducidos.
• Una organización más rentable.

4. ¿Cuáles son las áreas clave que debe desarrollar una empresa en el proceso de implementación exitosa del empowerment?

CUESTIONARIO N°2

1. ¿En qué consiste el benchmarking?

El benchamarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia. El Benchmarking nos permite analizar y mejorar procesos claves del negocio, eliminando todo aquello que suponga derroche. El secreto del éxito del Benchmarking reside en que se trata de una técnica que nos permite tomar decisiones en base a hechos y no en base a la intuición o al buen “feeling”.

Es una herramienta que nos sirve para descubrir, analizar e implementar el “cómo”, las empresas que son líderes hace sus procesos.

2. ¿Cuál ha sido el impacto del benchmarking?

El benchmarking posee gran impacto debido a que las organizaciones emplean esta herramienta con diferentes fines. Algunas posicionan el Benchmarking como parte total de un proceso global de solución de problemas con el claro propósito de mejorar la organización, otras como un mecanismo activo para mantenerse actualizadas en las prácticas más modernas del negocio. Prácticamente cualquier cosa que se pueda observar o medir puede ser objeto del Benchmarking. Anteriormente, la práctica de comparaciones organizacionales estaba un tanto limitado a áreas estructurales o relacionadas con productos, cosas de fácil observación. Sin embargo, la experiencia con el Benchmarking ha aumentado muchísimo las áreas potenciales para investigación.

3. ¿Cuáles son los factores que ayudan a fijar los objetivos en el uso del benchmarking?

Los pasos para la realización de un Benchmarking son:

1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking: Determinar que analizar. Pero hemos de priorizar. Hemos de contestar a cuestiones como:
   • ¿Dónde tenemos problemas?
   • ¿Dónde eliminar costos?
   • ¿Dónde debemos y que podemos mejorar?

2. Crear un Equipo de trabajo: Formado por personas válidas, de diferentes áreas, con gran capacidad para recoger información fuera de la empresa y sobre todo capaces de convertir la información en decisiones. Será el equipo el responsable de elaborar, en una primera fase, un Calendario y un Presupuesto, flexible por supuesto, pero muy importante, porque sino el Benchmarking se puede prolongar de forma indefinida, convirtiéndose en ineficaz, y el presupuesto se puede disparar por las nubes.

3. Determinar las empresas a las cuales vamos a estudiar: De esta definición depende el éxito o fracaso del Benchmarking. Llegados a esta fase, sólo puedo darles un consejo: imaginación.

4. Desarrollar un método de recogida de datos: Esta es la fase crítica del Benchmarking. ¿Cómo recoger información? Si utilizamos encuestas por escrito, hemos de tener en cuenta que el índice de respuesta va a ser muy bajo y que la profundidad de la información será casi nula. Si utilizamos el teléfono, hemos de contar con los filtros, la falta de tiempo, etc. Sin duda, la mejor forma de recopilar información es mediante entrevistas personales. Y la clave es el tiempo:

• Para preparar la entrevista
• Para encontrar la persona correcta con quién reunirse
• Para entrevistar al interlocutor
• Para visitar la empresa

Hemos de tener en cuenta que en la entrevista “voy a aprender y no tengo nada que enseñar”, con lo cual, el tiempo que nuestro interlocutor dedica a reunirse con nosotros, enseñarnos sus procesos, etc. lo hemos de agradecer sinceramente. Puntos clave son:

• La ética
• La sinceridad: no tratar de engañar a nuestro interlocutor camuflando el Benchmarking de entrevista de un periódico empresarial o supervisión de una comisión gubernamental.
• La confidencialidad: no vamos a suministrar un solo dato a nadie
• Y la reciprocidad: vamos a ofrecer una colaboración recíproca en un futuro
• Resumir los datos encontrados en el proceso de Benchmarking
• Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas
• Traducir la información en estrategias

5. Actuar: aplicar lo aprendido: Atención: el Benchmarking no se trata de un proceso para realizar un completo estudio para encuadernarlo y colocarlo en la Biblioteca de la empresa. Hasta aquí, todo lo realizado no sirve para nada si no se aplica. Y una vez realizado este paso, se vuelve al principio. ¿Qué otro área, producto, servicio o proceso podemos mejorar?

4. ¿Según la actividad que usted realiza como cree que podría implementar la herramienta del benchmarking en su organización?

El benchmarkingpara hacer frente a la implantación de nuevos servicios o al desarrollo de productos que suponen una fuerte inversión económica o a la reorganización de servicios cuyo rendimiento no está siendo el esperado, puede abrirnos las puertas a conocer de primera mano cómo otros han resuelto esos problemas en un determinado servicio o cómo han puesto en funcionamiento un servicio que nuestra organización está empezando a proporcionar.

Dado que lo que principalmente proporcionan las bibliotecas son servicios y éstos se pueden considerar como secuencias de procesos, el benchmarking se presenta como una técnica idónea para analizarlos, por su orientación a procesos y a descubrir prácticas excelentes de realización de dichos procesos. Aunque muchos de los estudios de casos sobre benchmarking referidos a la empresa no son directamente aplicables al sector bibliotecario, sí lo son sus principios y métodos. Algunos de los aspectos susceptibles de ser analizados mediante un estudio de benchmarking podrían ser:

• Impacto y valor añadido de la información: qué incidencia ha tenido la información en los usuarios y en sus actividades
• Niveles de actividad: distribución de horarios, préstamos en relación al total de usuarios
• Reparto de presupuestos (adquisiciones, tipos de material, personal, infraestructuras,…)
• Productividad / Procesos técnicos: tiempo en que se realiza una unidad o producto por parte del personal cualificado, que, a pesar de ser una medición a la que es reticente el propio personal, a menudo pone de manifiesto importantes deficiencias en cuanto a los métodos de organización del trabajo.
• Tipo de estructura de la unidad documental: determinar qué estructura responde mejor a los objetivos de la unidad, esto es, una estructura centralizada o descentralizada

5. ¿Qué implica la herramienta del benchmarking?

El bechmarking como herramienta persigue aumentar los niveles de eficacia y eficiencia de una organización.

El Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental que puede guiar a la gente hacia el proceso de analizar el exterior en busca de ideas e inspiración en esencia, una herramienta para la organización que aprende.

Citar este texto en formato APA: _______. (2013). WEBSCOLAR. Cuestionario sobre Empowerment y Benchmarking. https://www.webscolar.com/cuestionario-sobre-empowerment-y-benchmarking. Fecha de consulta: 16 de April de 2024.