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Administración: Teoría y Práctica

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La administración es considerada como un proceso de diseñar y mantener un ambiente en quelas personas trabajando en grupos alcanzan con eficiencia unas metas y objetivos seleccionados. Es algo dinámico, ya que el entorno va cambiando. La administración se lleva a cabo a través de la organización de las 5 funciones administrativas: planificación, organización, recursos humanos, dirección y control.

La administración tradicional de las instituciones está basada en el cumplimiento de los reglamentos y lineamientos generales. Cuando se habla del proceso administrativo en un centro educativo, resulta difícil unificar puntos de vista, debido a que la administración del mismo es concebida a través de la conceptualización de saberes específicos que merman en un momento dado los resultados esperados, ignorando los conceptos que maximizarían la eficacia de los procesos y garantizarían la eficiencia de los recursos.

ADMINISTRACION: TEORIA Y PRACTICA

La administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de esfuerzos individuales. Desde que las personas comenzaron a formar grupos para lograr metas que no podían lograr como individuos. La tarea de los administradores ha crecido en importancia a medida que se confía cada vez más en el esfuerzo grupal, y que muchos grupos organizados han aumentado de tamaño.

Los administradores nunca operan en un vacío que no es afectado por influencias internas o externas. Antes al contrario, ya sea a la cabeza de una organización gubernamental, una compañía, un departamento o una sección dentro de una organización, los administradores siempre deben tomar en consideración las numerosas influencias, tanto internas como externas, que afectan su trabajo. ¿Puede alguien imaginar a un gerente de ventas, por ejemplo, que intente administrar a un grupo de vendedores sin tomar en consideración factores internos tales como la ingeniería, la manufactura y la publicidad de la compañía e influencias externas tales como condiciones económicas, el mercado, el estado de la tecnología que afecta al producto, los reglamentos gubernamentales aplicables, la amplia gama de preocupaciones y presiones sociales y las actitudes y otros factores de personalidad que los vendedores obtienen de su familia y de sus antecedentes educativos y de otro tipo? En forma similar, ¿intentaría administrar un presidente de compañía sin tomar en consideración la multitud de influencias internas y externas cuando toma decisiones y emprende acciones?

¿POR QUÉ ADMINISTRACIÓN?

Los análisis que se han realizado a través de los años acerca de los fracasos de negocios, han mostrado que un alto porcentaje de estos fracasos se han debido a una administración poco calificada o sin experiencia. En ninguna otra parte se ilustra con mayor dramatismo la importancia de la administración que en el caso de muchos países en vías de desarrollo. Los análisis de este problema que en años recientes han efectuado algunos especialistas en desarrollo económico, muestran que la obtención de dinero o tecnología no conlleva el desarrollo. El factor limitante en casi todos los casos ha sido la falta de calidad y energía de parte de los administradores.

Mientras que nuestra cultura está caracterizada por mejoras revolucionarias en las ciencias físicas y biológicas, las ciencias sociales se han quedado muy atrás. Aun así, si no se aprende a controlar los recursos humanos y a coordinar las actividades de las personas, continuarán la ineficiencia y el desperdicio en la aplicación de descubrimientos técnicos. Sólo es necesario contemplar el increíble desperdicio de recursos humanos y materiales para darse cuenta de que las ciencias sociales están lejos de realizar su labor de proporcionar lineamientos para las acciones y las políticas sociales.

No todos los grupos consideran que necesitan administración. De hecho, ciertos críticos de la administración moderna consideran que las personas trabajarían mejor y con mayor satisfacción personal si no hubiera administradores, especialmente en referencia a las operaciones ideales en grupo como esfuerzo “en equipo”. Aparentemente no se dan cuenta de que en la forma más elemental de interacción en equipo los individuos participan en un juego que tiene claras metas grupales y personales, se asignan puestos, siguen patrones de juego, permiten que alguien inicie el juego y siguen ciertas reglas y lineamientos.Todo proceso grupal efectivo y diseñado para lograr metas en grupo al menor costo de tiempo, dinero, material e incomodidad, adopta el proceso, principios y técnicas básicas de administración.

La administración es esencial en toda cooperación organizada, así como también en todos los niveles de la organización de una empresa. Es función no sólo del presidente de la organización y del general en el ejército, sino también del supervisor de piso y del jefe de la compañía. Al trabajar con muchas empresas y organizaciones, con frecuencia hemos oído decir que el “problema” de la empresa es la “administración”. Inclusive vicepresidentes de compañías han hecho esta observación.Al tiempo que pueden aparecer debilidades y dificultades en todos los niveles de la administración, una administración efectiva y perceptiva exige que todas las personas responsables del trabajo de otros, en toaos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren a sí mismas como administradores.

En este sentido, administradores son todos aquellos que obtienen resultados mediante el establecimiento de un medio ambiente que facilite esfuerzos efectivos de grupo. Sin embargo, las personas que ocupan papeles administrativos rara vez dedican todo su tiempo y su esfuerzo a administrar, y los papeles que las personas desempeñan en la organización casi invariablemente implican tareas no administrativas.

EL PROPÓSITO DE TODOS LOS ADMINISTRADORES

Para que los administradores sepan si son efectivos o no, deben saber cuáles son las metas de su grupo y tener alguna forma de medir su efectividad.

El propósito de los administradores es fundamentalmente el mismo en empresas lucrativas y no lucrativas. Es también el mismo en todos los niveles: el presidente de la compañía, el jefe de policía, el jefe de departamento de un hospital, el supervisor de nivel inferior del gobierno o de un negocio, el jefe de los Boy Scouts, el obispo, el administrador del equipo de béisbol, el director de una universidad o su presidente, todos ellos, como administradores, tienen el mismo propósito.

Los propósitos de sus operaciones pueden diferir y pueden ser más difíciles de definir y lograr en una situación que en otra, pero la meta administrativa básica siempre es la misma.

¿LA ADMINISTRACIÓN ES UNA CIENCIA O UN ARTE?

Los administradores pueden trabajar mejor si utilizan un conocimiento organizado acerca de la administración y es este conocimiento, ya sea rudimentario o avanzado, exacto o inexacto, el que compone una ciencia en la medida en que esté bien organizado y sea claro y pertinente. De esta manera, la administración como práctica es un arte; el conocimiento organizado en el que se apoya puede ser denominado ciencia. En consecuencia, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes sino que son complementarios.

A medida que progresa la ciencia debe hacerlo el arte, como ha sucedido en las ciencias físicas y biológicas. Para ser precisos, la ciencia que sustenta a la administración es bastante rudimentaria e inexacta. Esto es cierto en parte debido a que las numerosas variables con las que tratan los administradores son sumamente complejas y, en parte, debido a que ha habido relativamente poca investigación y desarrollo enel campo de la administración. Pero ese conocimiento sobre administración, en la forma en que se encuentra disponible, puede mejorar la práctica en administración.

En administración, como en cualquier otro campo, no existe otro lugar en el que puedan buscar lineamientos significativos más que en el conocimiento acumulado que subyace a su práctica, a menos que los practicantes deban aprender por ensayo y error (y se ha dicho que los errores de los administradores son los intentos de sus subordinados).

LOS ELEMENTOS DE LA CIENCIA

La ciencia es conocimiento organizado. La característica esencial de cualquier ciencia es la aplicación del método científico para utilizar conocimientos en ese campo. Por ello, se habla de ciencia cuando se incluyen conceptos claros, teoría y otros conocimientos acumulados que fueron desarrollado a partir de hipótesis (suposiciones de que algo es cierto), experimentación y análisis.

El método científico

Este método requiere de claridad de concepto (palabras y términos que sean exactos, relevantes para lo que se analiza e informativos tanto para científicos como para practicantes). El método científico implica determinar fenómenos a través de la observación de hechos y verificarlos mediante una observación continua. Después de clasificar y analizar estos fenómenos, los científicos buscan relaciones causales que consideran ciertas. Cuando se prueba la exactitud de estas generalizaciones o hipótesis y resultan ser ciertas y reflejan o explican la realidad y, por lo tanto, tienen valor para predecir lo que sucederá en circunstancias similares, se les denomina principios. Esta designación no siempre implica que sean incuestionables o invariablemente ciertas, sino que debe considerarse que son losuficientemente válidas para su utilización al hacer predicciones.

La teoría una agrupación sistemática de conceptos y principios interdependientes que dan estructura, o enlazan, una área importante de conocimientos. Los datos dispersos, como los que se pueden encontrar en un pizarrón después de que un grupo de ingenieros ha estado discutiendo un problema, no constituyen información a menos que el observador tenga conocimiento de la teoría que explique las relaciones. La teoría es, como ha dicho Homans, “en su forma más simple, una clasificación, un conjunto de palomares, un archivo en el que pueden acumularse hechos. Nada está más perdido que un hecho disperso.”

El papel de la teoría en la administración

En el campo de la administración el papel de la teoría es proporcionar un medio para clasificar conocimientos administrativos importantes y pertinentes. En el área del diseño de una estructura efectiva de organización, por ejemplo, existe una serie de principios interrelacionados que tienen un valor predictivo para los administradores.

Algunos principios proporcionan lineamientos para delegar autoridad, tales como delegar de acuerdo a resultados esperados, la equidad de la autoridad y de la responsabilidad y la unidad de mando. De la misma manera, la toma de decisiones, aunque se encuentra en el corazón de la planeación, carece de significado si no está relacionada con los objetivos deseados y si no es efectuada a la luz del ambiente futuro esperado en que la decisión hade operar, y a menos que se lleve a cabo un análisis apropiado de las opciones más prometedoras.

Los principios de la administración son similares a los de las ciencias físicas, son descriptivos o predictivos y no prescriptivos. Es decir, reflejan la forma en que se relacionan las variables, lo que sucede cuando estas variables interactúan. No prescriben lo que debe hacerse.

Por ejemplo, en física, si la gravedad es la única fuerza que actúa sobre un cuerpo que cae, éste caerá a una velocidad creciente. Este principio no dice si alguien debería saltar desde la parte más alta de un edificio. O, tomando el ejemplo de la ley de Parkinson que se refiere a que el trabajo tiende a dilatarse para llenar el tiempo disponible, podríamos decir que el trabajo depende del tiempo disponible. A un si fuera correcto el frívolo principio de Parkinson (como probablemente lo es) no significa que un administrador debe prolongar el tiempo disponible de las personas que realizan un trabajó. Para tomar otro ejemplo de administración, el principio de la unidad de mando establece que mientras sea más frecuente que un individuo informe a un solo superior, más probable es que esta persona tenga sentimiento de lealtad y compromiso y menos probable será que exista confusión en las instrucciones. El principio solo predice. En ningún sentido implica que las personas no deben nunca responder a más de una persona. Más bien implica que si lo hacen, los administradores deben esperar algunos posibles peligros debido a la existencia de dos jefes, riesgo que debe ser considerado al evaluar las ventajas de tender mandos múltiples en algunos casos. Por lo general, al aplicar la teoría de la administración, los administradores, al igual que los ingenieros que aplican principios físicos al diseño de un instrumento, deben mezclar principios con realidades. Los ingenieros enfrentan con frecuencia la necesidad de combinar consideraciones de peso, tamaño, conductividad y otros factores en el diseño de un instrumento.

De manera similar, un administrador puede descubrir que las ventajas de proporcionar autoridad a un contralor para imponer procedimientos de contabilidad en toda una organización sobrepasan los posibles costos de tener autoridades múltiples. Pero, conociendo la teoría, esos administradores sabrán que pueden existir costos, confusión y conflictos en las instrucciones, y tomarán medidas (como especificar a todos los implicados la autoridad especial del contralor) para minimizar las desventajas.

Teoría y técnicas de administración

En esencia, las técnicas son formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado. Son importantes en todos los campos de la práctica. También lo son en administración, aunque en realidad se han inventado sólo unas pocas técnicas administrativas importantes.

Entre éstas se encuentran la presupuestación, la contabilidad de costos y la planeación y control mediante redes, como en la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) o el método del camino crítico (CPM), el control de tasa del rendimiento sobre la inversión, diversos dispositivos de desarrollo organizacional y administración por objetivos, todas las cuales serán analizadas en capítulos posteriores. Como forma de hacer las cosas, las técnicas normalmente reflejan la teoría y son un medio para ayudar a los administradores a realizar actividades en forma más efectiva.

LA ADMINISTRACIÓN REQUIERE UN ENFOQUE DE SISTEMAS

La teoría y la práctica de la administración requieren, de acuerdo con el sentido común, un enfoque de sistemas. Un sistema es esencialmente un conjunto o colección de cosas interrelacionadas o interdependientes, de manera que formanun todo complejo. Estos elementos pueden ser físicos, como las partes del motor de un automóvil; o pueden ser biológicos, como los componentes del cuerpo humano; o pueden ser teóricos, como en el caso del ensamble bien integrado de conceptos, principios y técnicas referentes a administración.

Aunque se limitan los sistemas para poder analizarlos, no existen sistemas que sean “cerrados”, es decir, que sean completamente independientes de otros. Se puede contemplar a una máquina de automóvil como sistema, pero en realidad es un sistema del mecanismo total de conducción de un automóvil, el cual es a su vez un subsistema de un automóvil, que a su vez es un subsistema, cuando se le maneja en una carretera, de sistemas de conductores y control de tránsito, etc.

De la misma manera, aunque la ciencia y la teoría deja administración imponen arbitrariamente un límite a los conocimientos que subyacen a la labor administrativa. deben también, al igual que los administradores, estar relacionadas e interactuarcon muchas variables del medio ambiente. De esta manera, cuando los administradores planifican no tienen otra alternativa que tomar en consideración ciertas variables externas como mercados, tecnología, fuerzas sociales, leyes y reglamentos.

Cuando los administradores diseñan un sistema de administración para ayudar a actuar a las personas que conforman una empresa, no pueden hacer otra cosa que sufrir las influencias de los patrones de conducta que las personas introducen en su trabajo a partir de diversas influencias familiares, escolares, religiosas y de otro tipo. Dicho en forma breve, las organizaciones son sistemas abiertos.

Los sistemas juegan también un papel importante dentro de la organización. Existen sistemas de organización, sistemas de planeación, de control y de muchos otros tipos. Y dentro de cada uno de éstos se pueden encontrar subsistemas, tal como los sistemas de delegación, de presupuestación y de retroalimentación de información para controlar.

El estudio consciente y la importancia otorgada a los sistemas han obligado a los administradores y a los estudiosos a considerar con mayor detenimiento los diversos elementos interactuantes que afectan la teoría y la práctica administrativas.

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA REQUIERE UN ENFOQUE SITUACIONAL, O DE CONTINGENCIAS

La práctica administrativa exige que los administradores tomen en consideración las realidades de una situación cuando aplican la teoría, los principios o las técnicas. La ciencia y la teoría de la administración no están a favor de una mejor forma de hacer las cosas en toda situación, como algunos autores parecen creer, de la misma manera que cualquier ciencia de astrofísica o mecánica no le dice a un ingeniero cómo diseñar un solo instrumento que sea mejor para toda ciase de aplicaciones, ha forma en que se aplicarán la teoría y la ciencia depende naturalmente de la situación.

La administración por contingencias es similar a la administración situacional, términos que con frecuencia se Utilizan como sinónimos. Pero, en esencia, e independientemente de si consideramos un método administrativo como situacional o de contingencias, se debe reconocer que la aplicación de la ciencia y la teoría a la práctica debe necesariamente tomar en consideración un conjunto de circunstancias. Esto equivale a decir que existe ciencia y existe arte, y existen conocimiento y existe práctica. No se requiere mucha experiencia para comprender que una tienda pequeña difícilmente podría estar organizada como la General Motors; o que las realidades tecnológicas de la exploración, producción y refinación de petróleo hacen impracticable la organización independiente de divisiones de producción de gasolina, aceites lubricantes o asfalto.

Otra manera de presentar este hecho sería decir que el estudio de la administración no proporciona las respuestas específicas con respecto a lo que debe hacerse en toda clase de situaciones administrativas; sin embargo, poseer conocimientos sobre la teoría, los principios y las técnicas de administración es útil para lograr mejores administradores.

Esto es cierto también en otros campos; los mejores ingenieros de diseños son los que tienen conocimientos considerables de las ciencias pertinentes; los mejores analistas financieros son los que comprenden, entre otras cosas, la teoría y la ciencia de la contabilidad. Sin embargo, esto no significa que cualquier ingeniero bien preparado en las ciencias pertinentes será siempre un buen diseñador de instrumentos, o que cualquier persona que conozca la teoría y la ciencia de la contabilidad será, por ello, un analista financiero competente. Se requieren mayores conocimientos.

Los practicantes deben también saber cómo utilizar los conocimientos en las áreas en las que operan. Nunca ha sido tarea de la teoría y la ciencia escribir lo que debe hacerse; tienen como intención la búsqueda de relaciones fundamentales, técnicas básicas y organización de conocimientos disponibles, todo lo cual, se espera, con base en conceptos claros. La forma en que se aplican en la práctica depende de la situación. No es de esperar que los médicos receten penicilina a los pacientes independientemente de su enfermedad. Tampoco se esperaría que los ingenieros, aunque utilizaran los principios básicos de la física y la metalurgia, diseñaran automóviles de la misma manera que diseñan aeroplanos, o que los químicos utilizaran las mismas fórmulas para mezclar medicamentos que las que utilizan para mezclar detergentes. Pero, sí se puede esperar que todos estos practicantes comprendan y utilicen en su trabajo la ciencia y la teoría, que subyace a su práctica.

CONCLUSION

La gestión administrativa es un proceso particular consistente en las actividades de planeación, ejecución y control desempeñado, para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. Nace con el hombre mismo.

Hoy más que nunca se evidencia lo relevante que es la gestión administrativa, ya que esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, la supervivencia de las empresas está en función de la buena gestión administrativa que ésta tenga. Los centros educativos son establecimientos organizados con el objetivo de brindar enseñanza de ciencias, artes u oficios, que le ayudarán al individuo a comportarse en la sociedad y a la vez serle útil.

BIBLIOGRAFIA

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  • WILSON, J. “Cómo valorar la calidad de la enseñanza”. Paidós; España 1992
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Citar este texto en formato APA: _______. (2015). WEBSCOLAR. Administración: Teoría y Práctica. https://www.webscolar.com/administracion-teoria-y-practica. Fecha de consulta: 6 de diciembre de 2019.

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