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El inventario

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Definición

 

El Inventario es, pues, la representación detallada e individualizada del patrimonio, de acuerdo con la ya conocida ecuación:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

 

 

Objeto General Del Inventario

 

Se llama Inventario a la relación detallada de todos los bienes, derechos y obliga­ciones de un comerciante.

Al comenzar una empresa sus actividades comerciales, es necesario conocer de una forma clara y detallada los elementos con que se cuenta.

Asimismo, si la empresa estuviese ya creada y quisiéramos conocer las variaciones a que ha sido sometida dentro de un determinado período de tiempo, tendríamos que confeccionar una relación exacta de todo el patrimonio y compararla con la relación anterior.

 

Por medio del Inventario se conoce el conjunto de bienes y derechos que pertenecen a una empresa.

 

 

Requisitos De Un Inventario

 

La confección de un inventario exige una serie de requisitos que Io diferencien de una simple relación material de partidas y lo conviertan en un documento contable.

Los requisitos fundamentales de un Inventario son:

  1. Que la relación de todos los elementos del patrimonio sea exacta.
  2. Siempre referido a una misma fecha.
  3. Que las partidas de Activo y Pasivo sean separadas.
  4. Que se refiera a un solo patrimonio.
  5. Que todo el Inventario esté ordenado de una forma sistemática y previamente establecida.
  6. Que todos los elementos estén debidamente valorados.
  7. Presentación clara y detallada y, a ser posible, en un documento apropiado.

 

Estos requisitos se pueden resumir en:

 

PULCRITUD – VERDAD – EXACTITUD

 

La única garantía que tiene el Inventario ante otras personas es la confianza que les merezca el empresario.

De acuerdo con el Código de Comercio, el empresario tiene la obligación de firmarlo y hacerse responsable del mismo, redactándolo en el libro obligatorio de Inventario y Balances.

 

 

Clases De Inventario            

 

El Inventario de una empresa, según el momento en que se realiza, puede ser:

  • Inventario inicial: Es el que se confecciona al comenzar la vida económica de la empresa. Es el primero de todos los inventarios.
  • Inventario final: Se hace al final de cada período de tiempo marcado para un ejercicio contable, que podrá o no coincidir con el final del año civil.
  • Inventario extraordinario: Se realiza cuando, por cualquier causa, existe la necesidad de confeccionarlo en fecha distinta a la que hemos mencionado anteriormente.

 

Las causas podrían ser: traspaso del negocio, liquidación del mismo, una acción judi­cial, etc.

 

Según las diferentes partidas que comprenda el Inventario, éste puede ser:

  • Inventario general: Es aquel en que se relacionan todos los elementos que integran el patrimonio.
  • Inventario parcial: Es el que abarca un grupo del patrimonio, formado por partidas homogéneas. Según la manera de confeccionar el Inventario, puede ser: Analítico, Sintético y/o Mixto
  • Inventario analítico: Es el que detalla a nivel unitario cada uno de los elementos que lo componen, seña­lando las características más peculiares de los mismos.
  • Inventario sintético: En él se agrupan por categorías o clases genéricas de bienes todo aquello que la em­presa posee.
  • Inventario mixto: Es la unión de los dos métodos anteriores.

 

 

FASES PARA LA FORMACIÓN DE UN INVENTARIO

 

Para llegar a confeccionar un Inventario, se necesita una relación detallada de cada uno de los elementos que forman el patrimonio de la empresa.

Para ello es necesario conocer las mercaderías que existen en los almacenes, el mate­rial de oficina, la maquinaria de que disponemos, haciendo uso, además, de todos aquellos documentos que nos faciliten el conocimiento de todo lo que poseemos.

La relación ya completa debe confeccionarse de forma tal que nos permita valorarla con exactitud, evitando toda posible confusión o duda.

 Cada una de estas partidas debe estar amparada por sus correspondientes justifican­tes, relaciones y detalles aclaratorios.

 

Disposición Material

En todo Inventario hemos de diferenciar tres partes:

  • Encabezamiento
  • Cuerpo
  • Resumen

 

1. Encabezamiento. Se indica:

  • Nombre del titular del patrimonio.
  • Número de Inventario que representa dentro de los confeccionados por la misma empresa.
  • Si es general o parcial.
  • Lugar y fecha.

2. Cuerpo. Se detallará el Activo y el Pasivo por separado, diferenciando grupos, subgrupos y cuentas, cerrando la suma total a doble raya.

3. Resumen. Se determinará la pérdida o ganancia obtenida.

 

 

METODOLOGÍA CONTABLE

Inventarios Sucesivos

Para una mejor comprensión de este tema, vamos a estudiar el negocio del Sr. Hernández.

 

La relación de su Patrimonio es la siguiente:

•   Caja……………………………………………………………………………              18 000

•   Clientes, le deben……………………………………………………………             54 000

•   Mercaderías………………………………………………………………….             31 000

•   Camión………………………………………………………………………             150 000

•   Proveedores, les debe……………………………………………………..              89 000

 

Para anotar los hechos contables que realice y hallar los beneficios, tendremos que efectuar las siguientes operaciones:

a)    Redacción del Inventario inicial.

b)    Confección de un Inventario cada vez que se realice una operación.

c)    Comparación del Inventario con el anterior, al objeto de determinar el resulta­do de cada operación.

d)    Confrontación de los inventarios inicial y final para obtener el resultado global de todas las operaciones.

 

 

a) Redacción del Inventario inicial:

 

ACTIVO

Caja………………………………………………………………             18 000

Clientes……………………………………………………….                  54 000

Mercaderías…………………………………………………….               31 000

Camión…………………………………………………………..           150 000

Total Activo………………………………………………           253 000

 

PASIVO

Proveedores…………………………………………………………       89 000

Total Pasivo………………………………………………            89 000

 

RESUMENES

Total Activo………………………………………………………           253 000

Total Pasivo……………………………………………………..             89 000

Neto o Capital……………………………………………          164 000

 

 

 

b) Confección de un inventario cada vez que se realice una operación:

 

El Sr. Hernández

Inventario N.° 1   Inventario N. °2

ACTIVO

Caja………………………..

Clientes……………………

Mercaderías………………

Camión……………………

Total Activo………..

PASIVOS

Proveedores………………

Total Pasivos………

RESUMEN

Total Activo……………….

Total Pasivo………………

Capital……………..

18 000

54 000

31 000

150 000

253 000

89 000

89 000

253 000

89 000

164 000

33 000

39 000

31 000

150 000

253 000

89 000

89 000

253 000

89 000

164 000

 

 

c) Comparación del Inventario con el anterior, al objeto de determinar el resultado de cada operación:

 

Si comparamos ambos inventarios, observamos que el Capital no ha sufrido varia­ción. Solamente ha habido una permutación entre dos elementos del Activo del señor Hernández:

—  Clientes ha disminuido en 15 000 ptas.

—  Caja ha aumentado en 15 000 ptas.

—  El Pasivo se mantiene igual y, por tanto, el Capital no varía.

 

Veamos otra operación del Sr. Fernández: Compra mercancías por valor de 5 000 pesetas, de las cuales paga en efectivo 2 000 y deja el resto a deber.

 

ACTIVO

Caja………………………..

Clientes……………………

Mercaderías………………

Camión……………………

Total Activo………..

PASIVOS

Proveedores………………

Total Pasivos………

RESUMEN

Total Activo……………….

Total Pasivo………………

Capital……………..

 

18 000

54 000

31 000

150 000

253 000

 

 

89 000

89 000

 

 

253 000

89 000

164 000

 

33 000

39 000

31 000

150 000

253 000

 

 

89 000

89 000

 

 

253 000

89 000

164 000

 

31 000

39 000

36 000

150 000

256 000

 

 

92 000

92 000

 

 

256 000

92 000

164 000

 

Analizando el supuesto anterior, tenemos:

—  Compra de mercancías:           Aumenta el Activo en           5 000

—  Paga en efectivo:                       Disminuye el Activo en        2 000

—  Deja a deber:                             Aumenta el Pasivo en         3 000

—  El Capital:                                   Se mantiene inalterable      3 000

 

Disminuye el Activo en Aumenta el Pasivo en Se mantiene inalterable.

 


 

d) Confrontación de los inventarios inicial y final para obtener el resultado global de todas las operaciones:

Las operaciones efectuadas han variado algunos elementos del Patrimonio del señor Hernández, pero su Capital se ha mantenido inalterable.

 

Definición:

Podemos definir como inventarios sucesivos a la redacción de los hechos administrativos en sus diferentes estados.

 

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA PARTIDA DOBLE

 

El método contable por Partida doble se basa en los siguientes principios funda­mentales:

 

1. En todo hecho contable siempre existe un deudor y un acreedor, ambos por la misma cantidad.

Para que se dé este hecho, existirá siempre un elemento que entregue y otro que reciba.

NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR

 

2. La cantidad deudora seré igual a la cantidad acreedora.

DEBE: Importe recibido

HABER: Importe entregado

 

Por tanto, el elemento que recibe es deudor, y el que entrega es acreedor.

EL QUE RECIBE, DEBE; EL QUE ENTREGA, ACREDITA

3. La suma del valor adeudado a una o varias cuentas ha de ser Igual a la suma del valor acreditado a una o varias cuentas.

 

 LEGALIZACIÓN CONTABLE

 

Entendemos por libros de Contabilidad los cuadernos donde se anotan los hechos contables. El C. de C. (1), en su art. 33, señala los libros obligatorios en toda actividad mercantil.

 

•   Libro de Inventarios y Balances.

•   Libro Diario.

 

Asimismo estipula que las sociedades mercantiles deberán llevar un libro de Actas en el que constarán los acuerdos de las Juntas generales y demás órganos colegiados de la Sociedad.

Los libros obligatorios deben reunir una serie de requisitos, establecidos en el art. 36 del C. de C. y que son los siguientes:

a)   Estar encuadernados, forrados y foliados.

b) Ser presentados en el Juzgado municipal donde los legalizarán, estampando en el primer folio de cada libro el nombre del comerciante, el número de hojas que tiene, la fecha y el sello del Juzgado. Este mismo sello irá en cada uno de los folios.

 

Los libros se llevarán de una forma clara, sin blancos ni intercalaciones, sin raspadu­ras ni enmiendas y sin presentar señales de haber sido alterados sustituyendo o rom­piendo folios.

 

Recuerda que al estudiar el Inventario, hablábamos de:

 

PULCRITUD – EXACTITUD – VERDAD

 

Los errores cometidos se corregirán explicando de forma clara y detallada en qué han consistido y cómo se han subsanado, tal como indica el art. 44 del C. de C.

 

 

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

 

El libro de Inventarios y Balances recoge el primer Inventario y, posteriormente, todos aquellos que se hagan. A continuación del primer Inventario el comerciante iniciará sus operaciones mercan­tiles. Cada una de ellas da lugar a uno o varios hechos contables con sus correspon­dientes asientos.

 

El C. de C, en su art. 37, indica que este libro contendrá el Inventario que el comer­ciante realiza al iniciar sus operaciones mercantiles.

El Inventario está compuesto por:

  1. Relación del efectivo, créditos a favor, efectos a cobrar, bienes muebles, merca­derías y toda clase de elementos que constituyen el Activo.
  2. Relación de deudas, obligaciones y gastos pendientes de pago que forman el Pasivo.
  3. Resumen que refleja la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Está diferencia constituye  el  Capital  con  el  que  comienza  sus  operaciones.

 

Cada año anotará en este libro el Inventario general de su Patrimonio y cada tres meses, al menos, el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

 

El libro de Inventarios y Balances recoge la situación de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio del comerciante en un momento determinado.

 

El C. de C. no establece una forma rigurosa para la confección del Inventario, pero sí que se separen sus valores Activos y Pasivos hallando su diferencia.

Recuerda:

Las partes fundamentales de un Inventario son:

a)    Encabezamiento

b)    Cuerpo:

  • Activo
  • Pasivo
  • Neto o Capital

c)    Certificación

 

El Inventario anterior, en este formato, se redactaría así:

 

 


 

VN:F [1.9.22_1171]
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VN:F [1.9.22_1171]
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___________.WEBSCOLAR. El inventario. http://www.webscolar.com/el-inventario. Fecha de consulta: 22 de mayo de 2019.

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