La carta comercial: sus tipos, partes, estilos, extensiones y puntuación
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad .
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo , y deben ir siempre mecanografiadas.
TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
PEDIDOS
Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ello debe expresar con claridad y precisión en su nota las condiciones que desea. Cuando por primera vez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial.
Con un pedido se solicita el envío de una determinada mercancía. Los detalles de un pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma –que entonces hace las veces de nota de pedido–, o en un documento por separado que se adjunta a la carta comercial.
Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo información sobre precios y condiciones.
RECLAMACIONES
El lenguaje empleado en las cartas de reclamación debe ser elegido cuidadosamente. Ello evitará herir los sentimientos del destinatario. Si bien una reclamación debe ser cortés, a ella no debe faltarle firmeza de expresión, tratando siempre de presentar una solución al problema originario.
Con una carta de reclamación se exige el cumplimiento de algún compromiso contraído anteriormente. En la carta se debe presentar detalladamente no sólo lo que se reclama sino también el por qué de ello.
Una advertencia: cuando un vendedor recibe reclamaciones, no dejará de lado la posibilidad de que el cliente esté reclamándole injustificadamente con el solo fin de obtener bonificaciones.
CARTAS DE CONTABILIDAD
Fundamentalmente interesan aquí las cantidades y los documentos que las confirman. La argumentación en este tipo de cartas será sencilla. Con este tipo de cartas se anuncian envíos de fondos y se acusa el recibo de los mismos; se notifican bonificaciones y puestas en circulación de letras de cambio; se envían extractos de cuenta, y otras operaciones por el estilo.
CARTAS DE PRESENTACIÓN Y RECOMENDACIÓN
Estas cartas tienen por objeto presentar y recomendar a su portador exponiendo, al mismo tiempo, los deseos del recomendado. Normalmente, son cartas dirigidas a personas de amistad de donde surge su tono familiar. Ejemplo:
CIRCULARES
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disoluciónde una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
OFERTAS DE SERVICIOS
Las demandas de empleo (fijo) y las ofertas de servicios profesionales o especiales constituyen lo que aquí llamo “cartas de ofertas de servicios”.
- Demanda de empleo (fijo): El solicitante de empleo debe consignar en su demanda detalles sobre su persona, su personalidad y sus aspiraciones, datos personales, conocimientos poseídos, estudios realizados y casa de estudios, empresas donde ha trabajado anteriormente y cargos ocupados, cargo o puesto que le gustaría obtener en su nuevo trabajo, etc.
- Cartas de ofertas de servicios profesionales o especiales: Son verdaderas cartas publicitarias en las que se señalan ventajas concretas para el destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no utilizarlos.
INFORMES PERSONALES
Un comerciante puede pedir informes personales sobre alguna persona o empresa, especialmente al iniciar contactos mercantiles. Lo hace, p. ej., para informarse sobre las aptitudes de un solicitante de puesto de trabajo o sobre la solvencia comercial de una firma mercantil. Cuando es cuestión de cumplimiento con el pago de alguna persona, los comerciantes suelen dirigirse a agencias especiales para averiguar si el presunto cliente es moroso (= está en la lista del clearing) por no haber pagado en su debido tiempo una deuda contraída con anterioridad. Por discreción, los informes pedidos por carta no suelen incluir en el texto el nombre de quien se requieren informes. Se adjunta, en cambio, un papel con sus señas para que pueda fácilmente ser destruído. Algo similar ocurre con las respuestas a pedidos de informes.
CORTESÍA COMERCIAL
Las cartas de cortesía comercial no constituyen, en realidad, cartas mercantiles formales; son documentos con los cuales empresas se comunican entre sí; de aquí su importancia. En general son cartas breves en las que pueden tratarse tópicos muy distintos (agradecimiento, invitación, felicitación, etc.).
CARTAS DE COBRANZA
El objeto de estas cartas es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que pueda cumplir con su obligación. Generalmente, estas cartas se escriben con mucho tacto y, al mismo tiempo, con claridad y firmeza. El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del deudor. A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente moroso para que pague.
OFERTAS DE PRODUCTOS
Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de presentar a presuntos clientes no sólo artículos varios, sino también ofrecer precios especiales sobre ciertos artículos. Las ventajas que representa la oferta deben explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, según el caso, adjuntar folletos de la mercancía en cuestión.
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.
Sus partes son:
- Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
- Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
- Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
- Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
- Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
- Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
- Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
- Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
- Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
- Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
- Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Extensiones de una Carta Comercial
- Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
- Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
- Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.
Estilos o formas de disposición de las Cartas Comerciales
- Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
- Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
- Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
- Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Diferencia entre el bloque y el semibloque
La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
Como se diferencia el sangrado del semibloque
EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos, Cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Puntuación de una Carta Comercial
- Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
- Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
- Mixta o corriente: combina los dos estilos.
Citar este texto en formato APA: _______. (2011). WEBSCOLAR. La carta comercial: sus tipos, partes, estilos, extensiones y puntuación. https://www.webscolar.com/la-carta-comercial-tipos-partes-estilos-extensiones-puntuacion. Fecha de consulta: 1 de noviembre de 2024.
gracias muy bien
chevere esta pagina
pues muy completaa
super chinbaaaaaaaaaaaaaa gracias .l.
aburridisimo, nada de lo que pedí, y mucho para leer , nada concreto, malisimo :/
interesante las aportaciones, ya que esta muy preciso y comprensible al tema tratado
MUY COMPLETA
gracia por todo
No me fue útil, para nahh
unmmm me salvaste la tarea yupii jeejj
En las iniciales por lo menos aqui en esta Oficina se colocan las iniciales del Gerente, la jefe de division, y del que transcribe la comunicación, mi pregunta, aunque la jefe de división esta de reposo se debe colocar sus iniciales, existe una persona que no esta encargado como tal de la division es un enlase sus iniciales se estan colocando, ṕero…. se deben gerente, jefe , encargado (enlase) transcriptor,
Muy importante este mensaje, esta información antes solo se conseguía en libros,y estos tipos de libros han desaparecido, pero aquí buscar el estilo de una carta generalmente lo remite a los tipos de carta que es algo diferente a lo que uno busca.