El control permite al administrador evaluar los resultados y determinar si éstos son los adecuados para el logro de las metas u objetivos de la empresa e identificar los errores, sus responsables y a su vez corregirlas. Este proceso debe desarrollarse en cualquier nivel de la organización. En conclusión puede ser definido como el proceso de verificar las actividades que se desarrollen en una organización, para asegurarse que se están llevando a cabo tal y como se planificaron, todo esto con el propósito de encontrar y corregir cualquier desviación que se presente.
LOS PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
En el proceso de control distinguen tres pasos distintos e independientes, pero que forman parte del mismo proceso que son:
- Establecer normas: Es la acción de elaborar criterios de desempeño que permití realizar las comparaciones necesarias para el control. Algunos ejemplos de estas normas, pueden ser las metas y objetivos.
- Medir el desempeño: Es la estimación que se realiza de las actividades con base era premisas, previamente establecidas para la previsión. Los administradores comparan lo que de una persona con lo que se ha reglamentado.
- Corregirlas desviaciones respecto a las normas y a los planes: Es el punto donde control puede observarse como parte total del sistema administrativo, ya que permite ajustar las actividades para lograr el cumplimiento de las metas, consideranlas normas vigentes y la planificación.
LA RELACIÓN DE CONTROL CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Para el desarrollo eficaz de la función de control, los administradores necesitan de sistema que les indique con tiempo suficiente, los problemas que surgirán para poder aprender las acciones de corrección. El objetivo del control, en el proceso administrativo, es revelar donde están ocurriendo fallas o equivocaciones y quién o quiénes son los responsables de ellas; por lo que todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento fueron diseñadas e implementadas.
Se debe tomar en cuenta los siguientes factores para el adecuado funcionamiento:
- A los planes y a los puestos: El control debe ajustarse a la medida de los planes y de los puestos, para lo que fue diseñado.
- A los administradores, de forma individual: Es necesario, para permitir que cada administrador lleve a cabo la función de control, que éste entienda y confíe en lo que debe hacer.
- A las necesidades de eficiencia y eficacia: El seguimiento constante de los administradores, hará más eficiente el control, y para lograr eficacia se debe centrar la atención en los aspectos más importantes.
LAS HERRAMIENTAS Y LAS TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DEL CONTROL
Como apoyo para obtener adecuados resultados en el control se utilizan diversas herramientas y técnicas que señalan los correctivos, teniendo en cuenta que la realización de estas actividades está directamente vinculada con lo que hacen los colaboradores de la empresa. Entre estas herramientas tenemos:
El Presupuesto: Es la formulación en términos numéricos de planes para un período futuro dado. Permite a los administradores determinar con claridad la capacidad para el gasto, por quién fue realizado el gasto y en dónde se gastó. Dicho de forma más simple, con qué recursos se cuentan para desarrollar sus actividades. Hay diferentes tipos de presupuestos, que son:
- El presupuesto de ingresos y gastos: Representa una estimación de cuanto ingreso va a recibir la empresa y cuánto será el desembolso o gasto, durante ese período determinado.
- El presupuesto de tiempo, espacio, materiales y productos: En algunas ocasiones es necesario estimar en función del tiempo que se necesita para realizar una y actividad, o el espacio que puede ocupar un producto terminado o materia prima, de modo tal, que se puedan tomar las previsiones.
- El presupuesto de gastos de capital: En éstos se determinan específicamente los gastos de capital para las inversiones, en la planta de producción, maquinarias, equipos o inventarios.
- El presupuesto de efectivo: Es un pronóstico de ingresos y egresos de efectivo, que es la base para medir el movimiento real o el flujo del efectivo.
Los Recursos Tradicionales De Control No Presupuestal: Son todos aquellos recursos o fuentes de información que utilizan los administradores para conocer el desarrollo de las actividades de las empresas. Entre los más conocidos están:
- Los Datos Estadísticos: Es la fuente de información más común en las empresas.
- Los Informes y Análisis Especiales: Son los informes que elaboran las diferentes áreas dentro d empresa, detallando los aspectos principales de las actividades desarrolladas y cubren las limitaciones que se presenten.
- La Auditoría Operacional: La auditoría busca determinar, mediante una evaluación de las actividades u operaciones que realiza la empresa.
- La Observación Personal: Esta técnica consiste en recorrer periódicamente las áreas de producción de la empresa y verificar si los empleados están cumpliendo con las tareas asignadas.
El Análisis De La Red Tiempo-Evento: Esta técnica es conocida como de evaluación y revisión de programas. Las más conocidas son:
- Las Gráficas de Gantt: Muestran las relaciones que existen entre las diferentes actividades en un programa de producción, de modo que las personas lo puedan comprender y utilizar.
- La Presupuestación con puntos de referencia: Establece puntos de referencia mediante segmentos identificables, que permite examinar los costos y otros resultados, una vez terminado.
- La Técnica de Evaluación y Revisión de Programas: (Pert) Es el sistema de análisis que identifica las diversas actividades de un proyecto, asignándoles un período de tiempo planeado con anterioridad para analizar las relaciones existentes entre las actividades.
La Tecnología De La Información: Es el sistema formal para la recopilación, integración, comparación y dispersión de información interna y externa de la empresa, de manera oportuna, eficaz y eficiente.
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