Todo proyecto de digitalización debe contemplar tres aspectos fundamentales.
- Los objetivos que se pretenden conseguir: La definición de estos objetivos dependerá de lo que cada institución pretenda realizar. Se debe establecer la relación costo – beneficio del proyecto y comparar la situación actual de la gestión documental en soporte papel con la situación futura que se presentará al digitalizar los documentos, por ejemplo: recurso humano, material y financiero requeridos en uno y otro caso, confrontación de los niveles resultado real y esperado, pertinencia del cambio, etc. También se debe tener claro si se quiere digitalizar para sustituir los documentos en soporte papel, para agilizar los trámites o para difusión.
- El ámbito de aplicación del proyecto: Implica integrar los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos, en el caso de que esté trabajando en esas tres áreas por separado.
- La responsabilidad de las partes involucradas en el proyecto: Un proyecto de digitalización requiere la participación de administradores, archivistas e informáticos, de manera que se debe establecer claramente, desde el principio del proyecto, la responsabilidad de cada uno de los participantes. Asimismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases diferentes pero estrechamente ligadas entre sí:
- Fase archivística: Preparación y conducción de la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.
- Fase tecnológica: Identificación y aplicación de un cierto número de reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.
Citar este texto en formato APA: _______. (2021). WEBSCOLAR. Sistema administrativo digitalizado en las Instituciones Públicas Panameñas. https://www.webscolar.com/sistema-administrativo-digitalizado-en-las-instituciones-publicas-panamenas. Fecha de consulta: 3 de May de 2024.