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Estructura organizacional

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INTRODUCCIÓN

En el día a día de la empresa, debemos llevar a cabo una serie de funciones, es decir, hacer cosas. Algunas son rutinarias, otras no; algunas pueden automatizarse o externalizarse, otras deben desarrollarse internamente por personal con ciertas habilidades o conocimientos.

Y, desde luego, estas funciones o actividades deben tener un responsable, una persona que se asegure de que el trabajo se realice en tiempo y forma.

Precisamente, la estructura nos ayuda a definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo. Así, la estructura es una de las bases de la organización (o de la desorganización) de las actividades de una empresa.

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común.

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar. Es por tanto la estructura organizacional de la empresa u organización la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales.

La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

Este trabajo tiene como finalidad dar a conocer algunos de los aspectos relevantes sobre la estructura organizacional, como se define, sus funciones, características, la forma como se clasifica y esos aspectos que permiten al lector comprender más a fondo el tema relacionado y sus influencias en la organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. CONCEPTO

La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista mas amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.

Es el manual de operaciones que les informa a los participantes cómo está formada la organización y cómo funciona. Más específicamente, la estructura describe cómo se acepta a los miembros, cómo se escoge a los líderes y cómo se toman las decisiones.

La estructura organizativa, es la configuración de un esquema formal, en el que se toman en cuenta todos los procesos de ejecución, procedimientos y relaciones que pueden existir dentro del grupo humano, considerando para ello todos los elementos materiales y humanos para el logro de los objetivos, vale decir las diferentes tareas en que se divide el trabajo y su correspondiente coordinación.

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Kast y Rosenzweig consideran a la estructura como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. Sin embargo, la estructura de un sistema social no es visible de la misma manera que en un sistema biológico o mecánico. No puede ser vista pero se infiere de las operaciones reales y el comportamiento de la organización.

A su vez Strategor (1988) definió la estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. Mientras que Mintzberg (1984) considera a la estructura organizacional como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

2. CARACTERÍSTICAS

Las características de la estructura organizacional son las siguientes:

  • Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.
  • Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor.
  • Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.

Características

de la Estructura

Organizacional

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3. PARTES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

De acuerdo con Mintzberg se identifican 5 elementos:

  1. Ápice estratégico: aquí se encuentra la alta dirección de la empresa, la cual tiene una responsabilidad global. Es el órgano que se ocupa de que la organización cumpla, efectivamente, con su misión y que satisfaga convenientemente los intereses de los grupos y personas involucradas en la misma (socios, Estado, sindicatos, etc.). La función esencial consiste en garantizar que la organización funcione adecuadamente y cumpla sus objetivos; tienen diversas tareas:
    1. Supervisión Directa
    2. Relación con el entorno
    3. Formulación de la estrategia a seguir
  1. Línea Media: son los directivos que vinculan la dirección general con el núcleo de operaciones.
    1. Las funciones que se le atribuyen son:
    2. Enlace vertical ascendente y descendente
    3. Enlace horizontal entre ellos
    4. Tomar decisiones y resolver problemas en su ámbito de actividad
  1. Núcleo de Operaciones: es el encargado del trabajo básico de producción de bienes y servicios. Comprende a aquellos miembros de la organización (operarios) que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de bienes y servicios propios de la actividad característica de la organización. Las funciones básicas que desarrollan son:
    1. Aprovisionamiento de Inputs
    2. Producción
    3. Comercialización
    4. Apoyo a las funciones previas.
  1. Tecnoestructura: Formada por analistas que no son directivos y no participan en el flujo del trabajo, sino que diseñan y planifican. Está formada por los analistas (y su personal administrativo) que sirven a la organización operando sobre el trabajo de los demás miembros de la misma. No intervienen directamente en el flujo de operaciones, aunque lo diseñan, lo planifican, lo cambian y preparan a las personas que lo realizan. Puede haber dos tipos:
    1. Analistas de adaptación: se ocupan de estudiar los cambios necesarios que hay que introducir en la organización.
    2. Analistas de control: su función consiste en la búsqueda de estabilidad y normalización de las pautas de la actividad de la empresa.
  1. Staff de apoyo: son un conjunto de unidades especializadas que no participan directamente en la producción de bienes y servicios, sino que su objetivo consiste en apoyar a la organización mediante la prestación de tareas y servicios especializados, como lo pueden ser limpieza, seguridad, etc. Son unidades especializadas cuya función consiste en proporcionar asistencia a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones corrientes, serían por ejemplo, relaciones públicas, I+D, servicios médicos del personal, etc. La mayor parte de estos servicios podrían subcontratarse exteriormente a organizaciones especializadas en su prestación. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones prefieren crear sus propias unidades de apoyo, como forma de reducir la incertidumbre y controlar directamente este tipo de actividades. Estas unidades pueden funcionar como pequeñas organizaciones, con su propio núcleo de operaciones, línea media y ápice estratégico.

4. CLASIFICACIÓN

Muchos tipos de estructuras organizacionales están definidos para cumplir las necesidades de las organizaciones que operan de forma diferente. Los tipos de estructura organizacional incluyen divisional, funcional, geográfica y central. Una estructura divisional es adecuada para las organizaciones con distintas unidades de negocios, mientras que la estructura geográfica provee una jerarquía para las organizaciones que operan en muchos lugares nacional o internacionalmente. Una estructura organizacional funcional está basada en los deberes de trabajo de cada uno. Una estructura central, que tiene dos o más supervisores para que cada trabajador se reporte, es más complicada, pero puede ser necesaria para organizaciones grandes con mucha locaciones y áreas funcionales.

La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones formales e informales.

Pueden diferenciarse dos partes la estructura organizativa formal y la informal.

  • La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas.
  • La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las necesidades que entran en contacto con el trabajo.

4.1. Estructura Organizacional formal

Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras. La estructura formal esta integrada de las partes que forman a una organización y su relación entre si a través de los principios fundamentales de la organización que se establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente donde los algunos de los integrantes puedan consultar, como esta regida la estructura formal de la organización.

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Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal:

  • Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especialización
  • Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.
  • Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple.

4.2. Estructura Organizacional Informal

Su origen esta en la estructura formal ya que de ahí parte la formación de estructuras de la relaciones entre los miembros de conforme a una mezcla de factores como algunos dan origen a este tipo de estructura.

La estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales. Se observa que la estructura informal se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública.

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Hemos definido a la organización como un sistema social y señalado que la organización formal no existe salvo en los papeles. Es lago así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

Esto hay que tomarlo en cuenta al definir la estructura organizacional, considerando entonces a la organización informal, con sus grupos, líderes, conflictos, etc. Obviamente, el problema no es sencillo. Surge, por ende, el interrogante: ¿cómo compatibilizar la estructura organizacional (que es básicamente formal) con la organización informal?.

Debe haber un constante ajuste entre ambas. Es este un proceso permanente, en el que el buen criterio de los directivos juega un papel fundamental. En efecto, allí donde sea posible, es conveniente adecuar la estructura formal en función de la formal o, al menos, rediseñarla de tal modo que no resulte conflictiva con ésta.

Una vez vistas las clasificaciones genéricas en las que una organización puede estructurarse, a continuación recogeremos las estructuras típicas más habituales, para una pequeña organización (como las estructuras burocráticas), pero también para una grande (desde las post-burocráticas hasta las más avanzadas estructura funcional, estructura divisional y estructura matricial).

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La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

5. NIVELES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La organización puede ser una empresa privada o institución pública, donde se espera que los administradores o ejecutivos documenten plenamente sus actuaciones y decisiones y al mismo tiempo exigen que los trabajadores cumplan las normas internas que no se presenten desviaciones, que puedan afectar la imagen y marcha de la organización.

En este ámbito, la estructura organizacional, se puede constituir en un esquema formal en que se debe tener en cuenta todos los procesos de administración que incluye las decisiones ejecutivas, administrativas y operativas, existentes dentro de los diferentes equipos humanos, Grupo Ejecutivo Investigación Fabricación Comercialización Publicidad para el logro de los objetivos, a través de la división del trabajo y la interrelación de los diferentes niveles que comprende la pirámide organizacional. Para el análisis de los niveles de la estructura organizacional, se considerará, como modelo de funcionamiento a la sociedad anónima, como régimen jurídico de constitución. Los niveles que forman parte de la estructura organizativa son:

  • Órgano Representativo y Deliberante; Constituido por la junta general de accionistas, legalmente convocada y reunida; representa la voluntad social para tratar asuntos específicos. Estas juntas generales son ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se reúnen con carácter obligatorio, por lo menos una vez al año y las extraordinarias cuando se trate de asuntos que no son de competencias de las juntas ordinarias.
  • Directivo; Se constituye en el máximo órgano de administración; elige la junta general de accionistas, con amplias facultades para la administración, gestión, organización y representación legal. Instancia autorizada para delegar algunas funciones de la administración, responsable solidariamente por las resoluciones que adopte y por los actos de administración. Asimismo, por la definición y aprobación de las políticas, estrategias, planes de desarrollo, presupuestos, normas, procedimientos y disposiciones emanadas por la junta general de accionistas. También es responsable de establecimiento y mantenimiento de un adecuado y efectivo sistema de controles internos.
  • Ejecutivo; Se constituye en la máxima instancia ejecutivo, designado por el Directorio, con facultades delegadas para, organizar, dirigir, gestionar, el conjunto de la organización, mediante procesos administrativos de implementación y vigilancia por el cumplimiento de las políticas, estrategias, normas, procedimientos y otras acciones aprobadas por el Directorio. Este nivel, es responsable de promover la existencia de una ambiente de control interno efectivo. Puede estar conformando por el gerente general y los de área.
  • Administrativo; Es el nivel de apoyo en los procesos administrativos integrales de la organización. Tiene los denominados mandos medios e intermedios; es el nivel donde se hacen cumplir las normas y procedimientos administrativos, para el desarrollo de las actividades propias o giro empresarial, bajo los principios comunes del logro de los objetivos. Pueden ser parte de este nivel, los jefes de departamento o sección.
  • Operativo; Es el nivel donde el capital humano, está relacionado directamente con los procesos de producción de bienes y servicios (giro empresaria). Es donde la fuerza laboral, ya sea administrativa u operativa, que tiene que ver mucho y especialmente con las tareas asignadas (operacionales) y con el cumplimiento de las metas fijadas en el plan de desarrollo empresarial. En este nivel, están ubicados los trabajadores que son parte del proceso de producción de los bienes o servicios.

6. PRINCIPIOS DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Los principios de una estructura de organizacional son los métodos mediante los cuales la organización sostiene que la estructura, y los procesos que utiliza para mantener la estructura eficientemente.

  • Jerarquía de mando: Uno de los principios que mantiene una estructura organizativa unida es la jerarquía de mando. El respeto por la autoridad de administrativa y el equipo ejecutivo crea una línea funcional de comunicación. Las instrucciones y los decretos dados por el grado superior son validados por la creencia en la estructura jerárquica de la organización. Todos en la empresa pueden seguir el rastro de la responsabilidad de los proyectos, y los empleados comprenden que ellos informan y cómo afectan a la estructura administrativa de sus puestos de trabajo.
  • Definición de roles: De acuerdo con la Universidad de York en York, Inglaterra, una estructura organizativa eficiente ayuda a definir adecuadamente el papel de cada uno en la empresa. Una definición clara de las responsabilidades y la posición de cada persona dentro de la empresa crea una comprensión de lo que se espera de cada individuo, y cómo el rendimiento individual puede afectar la eficiencia de toda la organización.
  • Evaluación de resultados: La corporación RAND indica que el seguimiento de los resultados de los distintos proyectos, así como la evaluación continua del rendimiento de los empleados, ayuda a determinar los puntos fuertes y los puntos débiles en una estructura organizacional. Las debilidades pueden ser tratadas a través de la capacitación y reasignación de los activos de la empresa, como equipos, o la eliminación de empleados ineficaces o aquellos que realizan tareas duplicadas. Los puntos fuertes de una organización pueden ser amplificados para ayudar a identificar los futuros directivos de la empresa, determinar los procesos exitosos que se pueden utilizar en futuros proyectos, y mejorar los procesos utilizados para alcanzar los objetivos futuros de la empresa.
  • La alteración de la estructura organizativa: Uno de los principios clave de una estructura organizacional es la capacidad de seguir siendo dinámica y cambiar en función de las necesidades de la empresa. Algunos de los elementos que hacen necesario el cambio en una estructura organizativa incluyen las necesidades cambiantes de los clientes, un cambio en la administración empresarial, nuevas tecnologías, y reaccionar a las actividades de su competencia.

7. IMPORTANCIA

La estructura organizativa es algo que se decide mejor internamente, a través de un proceso de pensamiento crítico y de discusión entre los miembros. Sugerimos reunir a un grupo de personas interesadas en los problemas o en la organización y que decidan juntos la forma específica que tomará el grupo. Aunque no lo hemos discutido mucho en esta sección, dicha forma puede incluir reglas y procedimientos para el gobierno de la organización y también para la distribución del trabajo.

Aunque la necesidad de una estructura es clara; la mejor estructura para una coalición en particular es difícil de determinar. Esto se debe a que la estructura organizativa no viene en una talla única. Algunas estructuras son entalladas; otras, sueltas; unas cuantas son simples; otras, brillantes; Algunas se usan de vez en cuando, otras, sólo para hacer  negocios y otras, sólo para ocasiones formales. La mejor estructura para cualquier organización dependerá de su tamaño y forma, especialmente, de quiénes son sus miembros, de lo que está establecido y de hasta dónde a llegado el desarrollo de la iniciativa.

7.1. Importancia de la estructura organizacional

  • Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
  • Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social.
  • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo esfuerzo.
  • Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
  • reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

7.2. Importancia que se persiguen con la estructura organizacional.

  • Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos con un mínimo de y como una máximo de para las personas involucradas.
  • Delegan a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades.
  • Realizan procesos de comunicación, coordinación, control, etc., para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la organización.
  • Concebir por medio de estas que se logre una acción efectiva y eficiente.
  • Establecer niveles jerárquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer.
  • indicar el tipo de trabajo que debe realizarse, así como los fines y objetivos finales de la empresa.

CONCLUSIÓN

Sea cual sea la estructura organizacional que adopte una empresa, debe tener muy presente que lo que se busca es realizar la mejor selección, la más óptima, que brinde en el largo plazo una ventaja competitiva en la empresa, al maximizar el talento humano existente frente a las necesidades del mercado.

En otras palabras, la mejor estructura depende de quiénes son los miembros, dónde se ha estado, a dónde se quiere ir. Y puede cambiar. La mejor estructura puede modificarse de acuerdo a las diferentes etapas en la vida de la organización. La tarea para cualquier organización es encontrar la estructura que más se adapte a su carácter, miembros, tiempo y lugar.

Una estructura organizacional es la forma en que las organizaciones distribuyen las responsabilidades de todos los miembros que forman parte de la misma. Mediante esta estructura se delegan status, tareas, obligaciones deberes etc.; que deberán cumplir todos los miembros de una organización. También permite a las organizaciones tener una adecuada integración y coordinación para lograr alcanzar sus objetivos trazados.

También existe la posibilidad de replantear la estructura de la organización, si esta última no está alineada con los objetivos que se desean lograr, por lo que puede plantearse una reestructura organizacional, adecuándola a los resultados que se desean obtener y que beneficien al desarrollo de la organización.

BIBLIOGRAFÍA

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UNTERMAN, I. & DAVIS, R. H. (1984). Strategic management of not-for-profit organizations: From survival to success. New York, NY: Praeger.

BERKOWITZ, B., & WOLFF, T. (2000) The spirit of the coalition. Washington, D.C.: American Public Health Association.

FRIEND, L. ¿Cuál es el significado de estructura organizacional?

http://pyme.lavoztx.com/cul-es-el-significado-de-estructura-organizacional-4749.html

_________. 2007.Concepto sobre estructura organizacional.

http://admindeempresas.blogspot.com/2007/10/conceptos-sobre-estructura.html

_________. 2002.Estructura Organizacional.

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/la-estructura-organizacional.htm

_________. Wikipedia. Estructura Organizacional.

http://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_organizacional

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___________.WEBSCOLAR. Estructura organizacional. http://www.webscolar.com/estructura-organizacional. Fecha de consulta: 27 de febrero de 2019.

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