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Archivología

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CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Estos métodos son muy visto en las bibliotecas, en donde los libros y diversos documentos son ordenados en orden de apellidos, mientras que en orden numérico es utilizado para clasificar las personas por número de cédula, esto se puede ver en las instituciones de gobierno y en las universidades.


SISTEMA ALFABÉTICO
Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
En general el sistema de archivo alfabético es el más usado en las oficinas comerciales. Esto es así, ya que es el sistema más sencillo, porque el archivero sólo necesita conocer con exactitud y rapidez el orden de las letras del alfabeto y cualquier oficinista sin ser técnico en archivo puede ordenar o localizar los nombres de personas naturales o jurídicas.
Se puede notar que a pesar de llevar otros nombres (geográfico, numérico o por asunto), los sistemas conocidos usan también el alfabeto. Vemos, por ejemplo, que el geográfico y el numérico necesitan un doble juego de archivo uno de los cuales se basa en el nombre del cliente.


Ventajas:

  1. Sencillez o simplicidad en la clasificación.
  2. Familiarización del que maneja el archivo con el tradicional alfabeto.
  3. Exige adiestramiento mínimo del personal.
  4. Permite la elasticidad ya que puede intercalar nuevos nombres dentro del archivo.
  5. Su manejo exige menor gasto que los otros sistemas. El material puede conservarse en mobiliarios relativamente baratos.
  6. Como es directo hay facilidad de localización.



Desventajas:

  1. La diferencia de criterios de los que archivan. Pueden existir dudas en la parte del nombre que será la base para ordenar.
  2. Necesidad de un personal especializado si la documentación es muy numerosa.
  3. Necesidad de fijar reglas muy detalladas.
  4. En nuestro medio hay muchas personas con un mismo nombre y apellidos que puede traer confusión.
  5. Observando el uso frecuente de la ordenación alfabética, consideramos conveniente presentar Primero las reglas que se utilizan para ordenar alfabéticamente.



ALFABETO QUE SE RECOMIENDA UTILIZAR PARA AJUSTAR LOS ARCHIVOS A UN SISTEMA FUNCIONAL
Si bien es cierto que el idioma internacional es el inglés, no podemos olvidarnos que en los sistemas de archivo la división más amplia hace que los documentos sean localizados más rápida y eficientemente. En nuestro medio latino no sería conveniente ajustamos solamente al alfabeto español, ya que no aparecería en él la letra W, y en los negocios nos encontramos con frecuencia nombres de personas y de compañías que comienzan con esta letra. Por tanto, es recomendable hacer una combinación de ambos alfabetos para hacer más funcional el sistema de archivo alfabético. Antes de iniciar las reglas para ordenar alfabéticamente, el archivero deberá conocer y dominar el siguiente alfabeto.

A B C Ch D E F G H I J K L Ll M N Ñ O P Q R Rr S T U V W X Y Z



Cuando se dice que lo domina es porque puede recordar sin titubear las letras que quedan antes o después de cada una, sin necesidad de recitar todo el alfabeto.


REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE PERSONAS
Para comprender mejor el sistema, es conveniente fijar algunas reglas generales que servirán para un trabajo más eficiente en cuanto al archivo.

  1. División del nombre de una persona: El nombre de una persona se divide en nombres de pila y apellidos.
  2. Nombre que se le dará a cada parte del nombre de una persona: A cada parte del nombre de una persona se le dará el nombre de unidad de archivo.
  3. Presentación invertida del nombre de personas: Para poder ordenar alfabéticamente los nombres de personas deberán ser invertidos, colocando primero los apellidos y luego los nombres de pila. Los apellidos serán separados por una coma de los nombres de pila. Esto es necesario, ya que algunas veces un nombre de pila es usado también como apellido y así se evitan confusiones. Ejemplo: Inés María Porras. Forma invertida Porras, Inés María
  4. Nombre de las unidades de archivos: Como vimos en el punto 2, a cada parte del nombre de una persona se le da el nombre de unidad de archivo. Veamos la clasificación que se tiene en archivo:
    – Primera unidad: Apellidos
    – Segunda unidad: Primer nombre de pila
    – Tercera unidad: Segundo nombre de pila Cuarta unidad: Tercer nombre de pila (si hubiera)



A excepción del apellido principal (paterno o materno si es el único que se usa), las unidades pueden ser representadas por una inicial o una abreviatura.
Guía para determinar el orden en la clasificación de un grupo de nombre de personas: Cada unidad de archivo puede servir para ordenar un grupo de nombres, y se acostumbra llamar “unidad de orden”, a la que determina qué nombre debe ir primero. En otras palabras, es la parte del nombre que nos ayuda a ordenar un grupo de nombres de personas.
Consideración de cada letra del nombre al ordenar: Al archivar es necesario que el archivero compare los nombres considerando letra por letra, desde la primera hasta la última, ya que hay veces que la diferencia está en esta última. Por ejemplo: María y Mario.


Reglas Específicas

  1. Cuando la primera unidad (apellidos) es diferente, viene a ser la unidad de orden.
  2. Cuando la primera unidad es igual, la segunda unidad (primer nombre de pila) será la unidad que servirá para ordenar un grupo de nombres si ésta es diferente.
  3. Cuando la primera y segunda unidad son iguales, y la tercera (segundo nombre de pila) es diferente, ésta viene a ser la unidad de orden.
  4. En un grupo de nombres, la unidad que está representada por una inicial va antes de un nombre que comienza con la misma letra de esa inicial.
  5. En un grupo de nombres se coloca primero una unidad corta que comienza con la misma letra que la unidad más larga (raíz igual).



REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE FIRMAS, INSTITUCIONES, COMPAÑÍAS, SOCIEDADES, ESCUELAS O EMPRESAS COMERCIALES
Cuando en nombre de sociedades, corporaciones e instituciones aparece una coma, ésta se deja en el lugar en que aparece. Por ejemplo: Agencias Tropicales, S. A.

En los nombres de sociedades, corporaciones e instituciones, no se escribe una coma entre la primera y segunda unidad como se hacía cuando se estaba tratando sobre nombres de personas. La coma se pondría si en el nombre apareciera o si se tiene necesidad de invertir el nombre de la empresa. En caso de que se juzgue que la inversión de un nombre se presta a confusión, debe hacérsele referencia. Los nombres de las corporaciones, sociedades e instituciones se archivan como aparecen, sin invertir, excepto cuando incluyen el nombre completo de un” individuo.


REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE INSTITUCIONES Y BANCARIAS
Estas dependencias deberán ser tratadas en forma distinta a las empresas comerciales, ya que el Gobierno tiene una diversidad de ministerios, dependencias y ofici¬nas tan variada, que hace necesario un archivo más pormenorizado. Veamos algunas reglas que ayudarán a mantener un archivo funcional.


Regla general
En los nombres de instituciones del Gobierno se omitirán en el archivo las frases que se presentarán a continuación, para ello se pondrán entre paréntesis al final del nombre. Ministerio de Departamento de Sección de Comisión de Comité de Junta de Oficina de Dirección de Sub-dirección de Servicio de Jefe de Director de División de Autoridad de Si se presentaran estas frases en inglés, se usaría el mismo sistema.
La razón de omitir estas frases es que generalmente la parte que más nos orienta para localizar los nombres en el archivo es la palabra que le sigue a éstas.
Por Ejemplo: Ministerio de Gobierno (La palabra Gobierno es más representativa).


Regla No. 1: Si se trata de instituciones gubernamentales de su país, no necesita archivarlo bajo ese nombre, pero se ordenan y archivan basándose en la siguiente información, siguiendo el orden en que aparecen:
Nombre de la provincia, distrito, corregimiento, estado, condado, territorio, ciudad o pueblo.
Nombre de la institución o del Departamento.
Nombre de la comisión, comité, sección, junta, división, ramo, autoridad u oficina.

Ejemplos:
Nombre: Desea archivar documentos de la Sección Judicial de la Alcaldía del Distrito de La Chorrera. Se archiva:
La Chorrera, Distrito (de)
Alcaldía Municipal Judicial (Sección)


Regla No. 2: Si se trata de dependencias centralizadas cuyas funciones afectan el desenvolvimiento general del país, se archivarán basándose en el siguiente orden:
Nombre de la dependencia.
Nombre de las divisiones: sección, comisión, comité, junta, división, ramo, autoridad, oficina, etc.

Ejemplos: Nombre: Departamento de Personal del Ministerio de Educación Se archiva:
Educación, Ministerio (de)
Personal (Departamento de)


SISTEMA NUMÉRICO
Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
Como habíamos explicado, al referirnos a los diferentes sistemas utilizados en las oficinas, el numérico es indirecto ya que debe mantenerse un doble juego de archivo. A cada cliente se le asigna un número determinado, bajo el cual será archivado todo documento o tarjeta que le pertenezca. Como es difícil para todo oficinista recordar los números asignados a cada cliente, se hace necesario establecer un segundo juego de archivo, el que se basará en el nombre del cliente y cuyo orden será mantenido alfabéticamente. Si el jefe, el cliente u otra persona solicitan algo del archivo y nos proporciona el número que le corresponde, el archivero podrá ir directamente a buscarlo en el archivo principal. Pero si en cambio, le solicitan el archivo basándose en el nombre del cliente, tendrá que utilizar el juego auxiliar alfabético en donde encontrará el número bajo el cual están guardados los documentos o la información de esa persona. Es recomendable utilizar este sistema cuando se tiene un número crecido de clientes y cuando se tiene que buscar constantemente la documentación de los mismos.


Ventajas:

  1. La posibilidad de poder asignar a los documentos un número, mientras que en ciertas ocasiones resulta difícil clasificarlos con un nombre.
  2. Mayor exactitud en la clasificación.
  3. Rapidez en la lectura de los números.
  4. Rapidez en el proceso de guardar y ordenar los números, es más fácil recordar el orden de los números.
  5. Facilidad de identificación en la búsqueda y entrada de los documentos.
  6. Limita el uso de personal muy especializado.



Desventajas:

  1. La localización resulta imposible si no se conoce el número asignado.
  2. Limitación en el uso de carpetas misceláneas ya que cada expediente recibe un número de posición.
  3. Necesidad de consultar un auxiliar o un catálogo para facilitar la localización dentro del archivo.



Lo primero que se hace es asignar un número al cliente. Todo documento que le pertenezca se marcará con ese número. Luego se hará una tarjeta con el nombre del cliente en la que se escribirá el número que se le ha asignado. Esta tarjeta servirá para el archivo auxiliar alfabético que ayudará a localizar todo lo relacionado al cliente en caso de desconocer el número que le fue asignado.

Ejemplo:
Nombre del cliente: Marcelo Molina Número asignado: 10987
(a) Los documentos serán guardados en el archivo principal bajo el número 10987.
10987

(b) La tarjeta para el archivo auxiliar alfabético se guardará bajo el nombre del cliente.
Molina, Marcelo
10987

Este sistema puede ser utilizado llevar un archivo de tarjetas, como para carpetas rotuladas en donde se guardan los documentos o papeles de los clientes.


Uso del tarjetero: Por ejemplo, en la Caja de Ahorros se le asigna un número al dueño de una cuenta. Este número aparecerá en la libreta y en la tarjeta de registro del cliente. El registro será archivado bajo el número que se le ha asignado. Al abrir la cuenta, al cliente se le llena una tarjeta con los datos personales. Esta tarjeta servirá para el archivo auxiliar alfabético. En caso de que al cliente se le extravíe su libreta y no recuerde el número de la cuenta, se utilizará la tarjeta que ha sido archivada bajo su nombre y así se localizará fácilmente el número que le corresponde en el grupo de registro en donde está anotado todo lo relacionado a su cuenta.


Uso de las carpetas: Cuando se desea archivar numéricamente los documentos de los clientes se rotulará una carpeta con el número asignado al cliente y en ella se guardarán los documentos que se relacionen a él. Se necesitará hacer una tarjeta con el nombre del cliente, anotando en la misma el número que se le ha asignado en la carpeta. Igualmente se utilizará este auxiliar cuando se desconozca el número asignado, pero se conozca el nombre del cliente.

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___________.WEBSCOLAR. Archivología. http://www.webscolar.com/archivologia. Fecha de consulta: 22 de mayo de 2019.

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Comentarios

3 Comentarios en “Archivología”

  1. Estudiante dijo:

    UFFFFFFFFFF buenisima infomacion lo maximo a favoritos

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  2. lily dijo:

    esta muy bueno, me ayudo bastante en mi trabajo

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  3. santiago dijo:

    añadele ejrnplos con la unidad

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